[RSU] comp.10 - LOS PROVEEDORES: Una Comunidad clave para la organización

LOS PROVEEDORES: Una Comunidad clave para la organización

 

El Proveedor: ¿Quién es?

El Proveedor es, por definición, la persona, empresa u organización que ofrece algo por el que otra persona, empresa u organización está dispuesta a pagar.

 

Desde la puesta en vigencia del desarrollo sostenible y la responsabilidad social el relacionamiento con los proveedores también llamados cadena de suministro- es considerado un factor clave para que las organizaciones alcancen el éxito en su gestión. Es así que, la mayoría de las normativas relativas a Sistemas de Gestión contienen un segmento específico relativo al control que debe ejercerse sobre el proveedor por el impacto que éste tiene en las actividades de una organización.

 

Igualmente, cuando se trata de la Responsabilidad Social (RS), la relación Cliente/Proveedor debe ser vista en dos direcciones:

(i) una relativa al control que las organizaciones deben ejercer sobre los proveedores y

(ii) otra sobre la responsabilidad que una organización puede tener en las actividades y decisiones de un proveedor y como ésta puede influir o ayudarlo en el desarrollo de programas que tiendan a mejorar su desempeño en materia de RS a través del concepto de ganar - ganar.

 

¿Cómo se clasifican?

Los proveedores según su estructura se pueden clasificar en: -Personales -Empresariales y -Entidades Sin Fines de Lucro

 

1. PERSONAL: Es una persona particular que presta un servicio específico, por el cual emite una factura. Son proveedores personales: Asesores, Consultores, Médicos de Sanatorios privados, Docentes, Plantel Médico y personal de blanco de que atiende en sus propios consultorios, Gerentes y altos Directivos.

 

2. EMPRESARIAL: Es la empresa la que brinda un servicio o producto. Éstas, a su vez se organizan en: Personas Físicas y Personas Jurídicas.

 

 

Tipos de Sociedades:

Sociedad Simple (S.S.): Es una asociación de profesionales de carreras vinculadas que se unen para trabajar juntos en sus ámbitos de formación académica. Ej.: Bufetes de Abogados, Escribanías, Agencias Publicitarias, etc.

 

Sociedad de Responsabilidad Limitada (S.R.L.): Esta forma de sociedad se conforma con aportes de los socios y las utilidades resultantes se distribuyen en función a los aportes realizados por cada socio. Ej.: Empresas PYMES.

 

Sociedad Anónima (S.A.): Como su nombre lo indica, este tipo de sociedad la conforman accionistas, denominados anónimos, aunque no para el fisco. Ej.: Empresas de mediano y gran tamaño, como Bancos, Financieras, Multinacionales, Importadoras y Exportadoras, Constructoras, Cadenas de Farmacias.

 

Sociedad Anónima Comercial e Industrial (S.A.C.I.): Esta figura la utilizan fundamentalmente las industrias de producción. Estas empresas tienen acciones cerradas, es decir pertenecen a un grupo determinado de accionistas, que pueden ser locales e internacionales, siempre con carácter anónimo, no así para el fisco.

 

Sociedad Anónima Emisora de Capital Abierto (S.A.E.C.A.): Es aquella sociedad que abre su capital a la posibilidad de optar en algún momento la captación de nuevos socios accionistas.

 

Las Sociedades Jurídicas cuentan con un Estatuto Social de constitución, que es inscripto en la Dirección de Registros Públicos. En el mismo se describe la razón por la cual fueron creadas, sus objetivos y su alcance; deben realizar anualmente una Asamblea entre sus integrantes (socios) para rendir cuentas.

 

Empresas B: La Empresa B (ó B Corporation) es un tipo de empresa que utiliza el poder del mercado para dar soluciones concretas a problemas sociales y ambientales.

 

La Empresa B opera bajo altos estándares sociales, ambientales y de transparencia y por sus estatutos toma decisiones corporativas legalmente vinculantes considerando no sólo los intereses financieros de sus accionistas, sino también otros intereses y de largo plazo tales como la de los empleados, los proveedores y clientes, la comunidad a la que pertenecen y el medio ambiente.

 

Algunas empresas B en Paraguay: Sueñolar, Las Tacuaras, Envaco (envases de cartón). Eneache (ropa) y Vertical (trabajos en altura). Mbojao, etc.

 

3. Entidades Privadas Sin Fines de Lucro: Las ESFL también pueden actuar de proveedores; emiten factura por los servicios que prestan y tributan el Impuesto al Valor Agregado (IVA). Los recursos provenientes de estos servicios son reinvertidos en el funcionamiento de la propia organización.

 

Ej.: Fundaciones (P.E.: Moisés Bertoni, Teletón, Sarakí), las Organizaciones de la Sociedad Civil (P.E.: TECHO, Po Paraguay, A todo pulmón), los Institutos de formación profesional, incluso las Universidades (cursos de grado y postgrado, cursos cerrados, investigaciones científicas), las Asociaciones privadas (Asociación Paraguaya para la Calidad, Asociación de Empresarios Cristianos, Asociaciones de egresados universitarios y profesionales) y las Sociedades Científicas y Profesionales (Colegio de Escribanos, Colegio de Abogados, Colegio de Contadores, Sociedad de Pediatría, Sociedad de Cardiología, etc.).

 

Organización de Proveedores

Organización de Proveedores
FUNCIONAMIENTO		OBJETIVOS
FORMALES: Son aquellos que cumplen con los requisitos legales de operación y tributación establecidos por el ente rector, que en este caso es el Ministerio de Hacienda.	INFORMALES: Son aquellos que no cumplen con los requisitos de los formales. Sus ingresos pasan a formar parte de la economía oculta (o subterránea), pues no constan en los registros públicos.	-De BIENES u objetos materiales	De SERVICIOS o gestión para complementar y facilitar el logro de un resultado esperado.
Un proveedor formal cuenta con: Registro Único del Contribuyente (RUC), emite factura por sus operaciones, paga su Impuesto al Valor Agregado (IVA) y su Impuesto a la Renta (Personal o Comercial). Las entidades y organizaciones sin fines de lucro están exentas del Impuesto a la Renta, también la Universidad (sea pública o privada).	Generan empleos irregulares, que no cumplen con los requerimientos de salud y pensiones; así como no tributan. Los proveedores de este tipo impactan en la puesta en práctica de las políticas públicas de desarrollo del Estado: salud, educación, obras públicas, etc.	Estos son: insumos, equipos, maquinarias, propiedades, alimentos, vehículos, etc.	Estos son: personal tercerizado de limpieza, guardia, fotocopia, contabilidad, cafetería, call center, etc. También, de consultoría, asesoría, médicos, docente, etc.

 

LOS PROVEEDORES Y SU IMPORTANCIA

 

En este siglo, los proveedores van ganando cada vez más importancia como consecuencia del impacto que los mismos han generado en casos muy graves de malas prácticas, las cuales afectaron a sus clientes. Es gracias a lo que proporcionan los proveedores que una organización puede otorgar a sus clientes el servicio o producto comprometido.

 

La elección de buenos proveedores juega un papel decisivo dentro del proceso operacional, además de ser el que afecta el presente y futuro de la organización.

 

Con la incorporación de la RS los proveedores fueron ganando su lugar entre los Grupos de Interés, lo que permite entenderlos y atenderlos mejor, en todos los sentidos.

 

Después de los Colaboradores, los Proveedores son los aliados de las organizaciones; si ellos no hacen su trabajo afecta el de la organización, lo que la hace quedar mal ante sus clientes y hasta probablemente decidan irse con la competencia.

 

La relación con los proveedores debe de ser vista como una relación «ganar-ganar», lo que ellos «ganan» es pagos constantes por la cantidad acordada y la organización «gana» es la recepción del pedido en tiempo y forma, con la calidad solicitada.

 

Negociando y Comprando

Dos aspectos fundamentales con los Proveedores son la selección y negociación que se debe hacer con ellos, pues de otra forma el riesgo, más que los beneficios, se verá potenciado.

 

Una gestión socialmente responsable considera estos aspectos en primer lugar, antes su solo el precio.

 

Selección: Criterios

Los criterios tradicionales toman en cuenta:

• El precio de lo que se pretende adquirir, sea en bienes o servicios
• El cumplimiento de los aspectos legales (existencia jurídica de la empresa, pago de IPS, RUC y localización de sus instalaciones)
• Aspectos financieros (capacidad económica, Contabilidad, rendición de sus impuestos y constancia de cumplimiento tributario.

 

Los criterios de selección para una gestión socialmente responsable adicionan:

• El prestigio de la empresa,
• Condición de sus instalaciones para un trabajo seguro,
• La referencia de clientes anteriores,
• El nivel organizativo y de administración.

 

Al momento de determinar la necesidad de adquirir un bien o un servicio, se debe tener claro qué se necesita y las características particulares o específicas que el proveedor debe cumplir en función al tipo de organización contratante, incluyendo los temas de la sustentabilidad.

 

Estas definiciones deben ser transmitidas al proveedor para que las conozca y se habitúe a la manera de trabajar de la organización.

 

Negociación

Al momento de determinar la necesidad de adquirir un bien o un servicio, el siguiente paso es tener claro qué se necesita y las características particulares o específicas que el proveedor debe cumplir en función al tipo de organización contratante, incluyendo los temas de la sostenibilidad. Estas definiciones deben ser transmitidas al proveedor para que las conozca y para que se habitúe a la manera de trabajar de su contratante.

 

Los Proveedores se están convirtiendo en el centro de las actividades y procesos de la mayoría de las organizaciones. La gestión de proveedores debería ser central en el análisis de compras. De hecho, los proveedores intervienen en cada aspecto de su funcionamiento y parte de asegurar esto tiene que ver con contar con un flujo de bienes y servicios constante.

 

Cuando la cadena de adquisiciones o contrataciones falla, las organizaciones se enfrentan a grandes problemas, donde la pérdida económica, ya no es la única. También impactan de forma decisiva en su reputación y la confianza de sus clientes o consumidores.

 

La responsabilidad social aporta unos criterios de gran valor para el proceso de gestión y relacionamiento con los Proveedores.

 

Modelo de gestión de Proveedores socialmente responsables

Cualquier organización, independientemente a su tamaño o sector de operaciones, debería considerar que la gestión de proveedores afecta a sus resultados.

 

Las organizaciones del siglo XXI deben desarrollar una Política de Relacionamiento con Proveedores basada en el establecimiento de criterios de sostenibilidad, relaciones a largo plazo y en el desarrollo de los prestadores locales. De esta forma estarán generando confianza, tanto en sus consumidores como ante el propio sector en el que opera o funciona.

 

Indicadores de RS con los Proveedores

• Criterios de selección y evaluación:

Este indicador es clave para elegir con cual o cuales proveedores la organización trabajara, a partir de la consideración de aspectos como:

 

Sus principios, su política de responsabilidad social y si este cumple con la legislación laboral, previsional y fiscal. Igualmente, sus compromisos con la Responsabilidad Social, si posee una política específica o un programa específico de responsabilidad social en la cadena de sus propios proveedores, el cumplimiento con la legislación y el respeto por los derechos humanos.

 

• Trabajo infantil:

Una cuestión delicada y que es totalmente rechazada por consenso mundial está constituida por la existencia de trabajo infantil en el producto que nos acerquen los proveedores y, hasta incluso, en la propia cadena de proveedores de nuestros proveedores. Al respecto, para este Indicador, se establece, que toda organización, previo a la contratación de un proveedor debe:

 

• Definir una política formal de compromiso con la erradicación del trabajo infantil, así como la discusión de este tema con los proveedores y los estimule a cumplir con las leyes vinculadas al sector. 
• Por otra parte, debe contar con prácticas regulares de verificación de existencia de mano de obra infantil en su cadena productiva.

 

• Relaciones en las cadenas de suministro:

La provisión de insumos por parte de los proveedores es vital para la existencia de la organización y supone el establecimiento de una relación permanente, que debe estar basada en:

 

• Principios orientadores de responsabilidad social para los proveedores y la ayuda necesaria para que los mismos incorporen la RS en su gestión.
• Un Plan anual de consulta de satisfacción con los proveedores, que permita conocer como están viendo a su contratante en los distintos procesos.
• La inclusión de individuos o grupos de la comunidad, tales como cooperativas de pequeños productores o de iniciativas solidarias, asociaciones barriales, etc., entre sus proveedores.
• Una negociación transparente, caracterizada por el establecimiento de relaciones contractuales con base en criterios de legalidad y éticos.

 

Todo emprendimiento socialmente responsable debe establecer un diálogo con sus proveedores, siendo transparente en sus acciones, cumpliendo los contratos establecidos, contribuyendo para su desarrollo e incentivando a los proveedores para que también asuman la responsabilidad social como parte de sus compromisos.

 

El establecimiento de vínculos con los proveedores, más allá de lo transaccional, es un hecho innegable para una organización que pretende alinearse a los desafíos de la responsabilidad social y quiere ser sustentable en el tiempo.

 

En la lógica de la sustentabilidad, se plantea que será muy difícil prosperar en una sociedad empobrecida. En esta misma línea, difícilmente las organizaciones alcanzaran sus resultados si gestionan a sus proveedores, como parte de sus grupos de interés, con criterios que pongan en riesgo las oportunidades para las generaciones futuras.

 

La Facultad de Ciencias Médicas/UNA y su gestión con Proveedores:

La FCM, como órgano de la Universidad Nacional de Asunción, está sujeta a realizar sus adquisiciones de bienes y servicios de conformidad a la Ley de Contrataciones Públicas.

 

En tal sentido, en el Art. 6° de su Código de Ética (año 2016), Directrices Éticas, establece:

 

5. CON LOS CONTRATISTAS Y PROVEEDORES

a) Damos cumplimiento a la Ley de Contrataciones Públicas, de manera que publicamos ampliamente los llamados a contrataciones de bienes, servicios y obras para conocimiento de todos los posibles interesados, y entregamos la misma información a todos los oferentes.

b) Las adjudicaciones de los procedimientos de contrataciones se realizan en forma justa e imparcial.

c) Seleccionamos la mejor oferta bajo criterios técnicos, de calidad y de orden económico, y damos a conocer a los/las participantes las razones que motivaron nuestra decisión.

d) Cumplimos nuestros compromisos con los contratistas y exigimos que respondan ante eventuales incumplimientos.

e) Hacemos fiscalización al cumplimiento del contrato para garantizar la calidad y oportunidad de los bienes y servicios contratados.